HelloFresh

Policy för etisk handel

1. Inledning

HelloFresh åtar sig att tillförsäkra välfärd och rättigheter för alla arbetstagare som ingår i leveranskedjan för de produkter som saluförs. HelloFresh betraktar följande tre områden som fokusområden avseende etisk handel: leverantörer, HelloFreshs verksamheter och tjänsteleverantörer (såsom agenturer). Leverantörer innefattar dem med vilka HelloFresh arbetar direkt och de som indirekt verkar inom leveranskedjan. Denna policy definierar hur HelloFresh förväntar sig att arbetstagare behandlas; med respekt för mänskliga rättigheter så som de anges i de internationella standarderna Det internationella regelverket för mänskliga rättigheter (International Bill of Human Rights) och Internationella arbetsorganisationens (ILO) deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet.

Policyn klargör tydligt vilka arbetstagarnormer som HelloFresh anser vara oacceptabla, såväl inom bolaget självt som inom leveranskedjan.

HelloFresh upprätthåller 8 Etiska Handelsnormer som innefattar förbjudna metoder och minimibestämmelser avseende arbetsgivare:

Förbjudna metoder:

1. Tvångs- eller slavarbete
2. Barnarbete
3. Diskriminering
4. Trakasserier, hård eller omänsklig behandling
5. För långa arbetstider


Arbetsgivare ska tillhandahålla:

6. Respekt för arbetstagares rättigheter
7. Säker och hygienisk arbetsplats
8. Att löner utbetalas i tid

2. Omfattning

Denna policy gäller för alla HelloFreshs geografiska platser, affärsverksamheter, leverantörer (direkta och indirekta), tjänsteleverantörer och underleverantörer. Alla produkter tillhörande HelloFresh, Chefs Plate, Every Plate, Green Chef innefattas samt egen märkta produkter. Alla arbetstagare omfattas - innefattande men ej begränsat till - anställda, agenturer och tredjepartsleverantörer, studenter, frivilliga och migranter. I de fall där begreppet ”leverantör” används i policyn, så innefattar detta även tjänsteleverantörer.

Policyn omfattar:

A – Rättslig efterlevnad

B – Etiska handelsnormer
- Inget tvångs- eller slavarbete är tillåtet
- Ingen förekomst av barnarbete
- Noll-tolerans mot diskriminering
- Ej utsättande av arbetstagare för trakasserier eller hård eller omänsklig behandling
- Inga otillåtet långa arbetstider
- Arbetstagarrättigheter
- Tillhandahållande av säkra och hygienisks arbetsplatser
- Betalning av löner i tid

C – Åtgärder vid överträdelser
- Kommunikation med leverantörer och HelloFreshs rapporteringsförväntningar
- Besök och revision från HelloFreshs
- Planer för korrigerande åtgärder
- Uppsägning av leverantörs- eller anställningsförhållande

3. Krav

Samtliga parter som omfattas av denna policy måste följa kraven för att kunna samarbeta med HelloFresh. Alla HelloFreshs direkta leverantörer måste läsa och bekräfta kraven. Direkta leverantörer till HelloFresh måste tillförsäkra att eventuella indirekta leverantörer till HelloFresh som används inom leveranskedjan också strikt följer denna policy.
Som grundkrav måste samtliga HelloFreshs anställda följa HelloFreshs Uppförandekod som anger de grundläggande förväntningarna som gäller alla arbetstagare medan de är anställda i, och representerar, verksamheten.

A – Rättslig efterlevnad:
Alla relevanta nationella, regionala och andra bestämmelser måste strikt efterlevas. Leverantörer måste hålla sig uppdaterade om eventuella ändringar i gällande lagstiftning eller bestämmelser. HelloFresh kan närsomhelst komma att begära in bevis på efterlevnad av gällande lagstiftning eller bestämmelser.

B – Etiska handelsnormer:
De normer som anges nedan utgör minimikrav för att tillförsäkra etisk handel och respekt för mänskliga rättigheter. Starkare skydd utöver minimikraven välkomnas och uppmuntras av HelloFresh.

Inget tvångs- eller slavarbete är tillåtet:
- Alla former av tvångs- eller slavarbete, innefattande ofrivillig arbetskraft från fängelser, är förbjudna. Ingen modern slav- eller människohandel tillåts i leveranskedjan. Arbetet måste ske frivilligt.
- Varje arbetare har rörelsefrihet och kan närsomhelst lämna sin anställning utan straff och utan orsak och uppsägningstid såvida inte ett skriftligt anställningsavtal eller lag anger viss uppsägningstid.
- Inte vid något tillfälle får arbetsgivare undanhålla original av identitetshandlingar. Dessa handlingar innefattar - men är ej begränsade till - pass, visum, ID-kort, emigrationshandlingar eller medborgarskapshandlingar.
- Handlingarna ska endast innehas av arbetsgivaren för att möjliggöra uppfyllnad av relevanta rättsliga skyldigheter och då endast med arbetstagarens medgivande.
- Om de innehas med medgivande så ska handlingarna omedelbart göras tillgängliga till arbetstagaren på dennes begäran.
- Alla handlingar måste omedelbart returneras till arbetstagaren så snart de relevanta rättsliga skyldigheterna är uppfyllda.
- Ingen arbetstagare får betala för ett arbete.
- Ingen arbetare ska bli verbalt eller fysiskt tvingad på arbetet.

Ingen förekomst av barnarbete:
- Användning av barnarbete så som det definieras i ILO-konventionen nr. 138 är strängt förbjudet.
- Unga arbetstagare får inte arbeta på natten eller i farliga miljöer. Unga arbetstagare definieras som under 18 år men över minimiåldern för arbete så som det anges i ILO-konventionen nr. 138.
- Unga arbetstagare får inte tillåtas arbeta under obligatorisk skoltid.

Nolltolerans mot diskriminering:
- HelloFreshs Uppförandekod tydligt förbjuder all form av diskriminering på arbetsplatsen. Alla parter som omfattas av denna policy måste förbjuda diskriminering så som det anges nedan:

- Sökanden och arbetstagare i följande situationer innefattas: anställnings, ersättnings, utbildnings, befordran, uppsägnings, pension eller andra anställningsförfaranden.
- Alla beslut i förfarandena ovan måste göras på grundval av förmågan att utföra ett arbete snarare än på grundval av: ras, nationellt ursprung, hudfärg, kast, social bakgrund eller ställning, kön, könsuttryck, sexuell läggning, religion, ålder, funktionshinder, politiska åsikter, civilstånd eller någon annan karaktäristiska som skyddas i gällande lag.

Arbetstagare får inte utsättas för trakasserier, hård eller omänsklig behandling:
HelloFresh tolererar inte trakasserier på eller utanför arbetsplatsen, detta anges tydligt i HelloFreshs Uppförandekod. Trakasserier innefattar mobbning, hot, direkta förolämpningar, illvilligt skvaller och bestraffningar. Bruk av eller hot om fysiska, sexuella eller verbala övergrepp är strängt förbjudet. Alla parter som omfattas av denna policy måste också förbjuda trakasserier.

Inga långa arbetstider:
- Längden på arbetstid måste följa lokala och nationella lagar
- Anställda måste ges tillbörliga raster så som det definieras i lokal och nationell lag

- Arbetstagarrättigheter:
- Arbetstagare har rätt att ansluta sig till en fackförening som de själva väljer.
- Det ska inte förekomma någon diskriminering mot någon arbetstagare för att arbetstagaren använder sin rätt att gå med i en fackförening som den själv väljer.

Tillhandahållande av en säker och hygienisk arbetsplats:
- Arbetstagare måste ges regelbunden hälso- och säkerhetsutbildning, så som det krävs i tillämplig lag.
- Arbetsgivare måste vidta lämpliga åtgärder för att förhindra att skador och olyckor uppstår på arbetsplatsen genom att identifiera och minimera orsaker till fara.
- En högre befattningshavare ska utses som ansvarig för hälsa och säkerhet.
- Det måste finnas tillgång till grundläggande faciliteter som stöd till arbetstagarnas hälsa och säkerhet, såsom toaletter och dricksvatten. Tillgång till vatten är en grundläggande mänsklig rättighet som måste respekteras.
- Bostäder och transport som arbetsgivaren tillhandahåller måste uppfylla de rättsliga minimikraven avseende säkerhet, hygien och bebolighet.
- Om hälso- och säkerhetsriskerna ökar på grund av ovanliga omständigheter (t.ex. pandemier), måste arbetsgivare följa lämpliga hälsonormer, rekommendationer och bestämmelser för att tillförsäkra säkra arbetsförhållanden för sina arbetstagare.
- Fria nödutgångar måste alltid finnas och får ej av någon anledning blockeras, förutom då det sker tillfälligt på grund av säkerhetsåtgärder.

Löner måste betalas i tid:
- Löner måste åtminstone uppfylla de rättsliga minimikrav som gäller där arbetet utförs.
- Arbetstagaren ska ha en tydlig skriftlig bekräftelse avseende sin lön och med vilken frekvens den utbetalas, i den utsträckning som det krävs i tillämplig lag.
- Arbetsgivare är ansvariga för att i tid och till fullo betala sina arbetstagare i enlighet med tillämplig lag.
- Löner måste utbetalas direkt till arbetstagaren genom ett lagligt betalningsmedel eller ett motsvarande instrument.
- Avdrag från lönen får ej användas som disciplinåtgärd.
- Inga avdrag från lönen får göras utan tydligt skriftligt godkännande från arbetstagaren, utom i de omständigheter där det finns en tillämplig lag som tillåter avdrag utan ett tidigare medgivande.
- Arbetsgivare måste tillse att alla arbetstagare har arbetstillstånd att arbeta i det relevanta landet.

C – Åtgärder vid överträdelser

Kommunikation med leverantörer och HelloFreshs rapporteringsförväntningar:

HelloFresh måste omedelbart bli informerat av direkta leverantörer om eventuella överträdelser eller misstänkta överträdelser av denna policy som sker antingen inom deras leveranskedja eller i deras egen verksamhet. HelloFresh måste också omedelbart informeras om eventuella anklagelser, eller verkställighetsåtgärder från tredje part, som involverar metoder som skulle innebära att leverantören bryter mot denna policy. Det finns en intern rapporteringspolicy som möjliggör för anställda hos HelloFresh att rapportera misstankar om brott mot denna policy.

HelloFreshs besök och granskningar:

Såvida inte annat skriftligen överenskoms så förbehåller sig HelloFresh rätten att utföra oanmälda besök hos eller granskningar av direkta leverantörer och anläggningar där ett HelloFresh ägt varumärke används. Oanmälda besök eller granskningar kan komma att utföras om det finns anledning att misstänka en allvarlig överträdelse av denna policy, och därvid är leverantören skyldig att ge full tillträde för besök eller granskningen. Fullständigt samarbete förväntas, vilket innefattar svar på rimliga begäran. HelloFresh kan också komma att utföra oanmälda besök eller granskningar för att kontrollera att denna policy efterlevs. Anmälda besök eller granskningar kommer att utföras på den dag och tid som överenskoms i förväg och kan inkludera alla parter som omfattas av denna policy. HelloFreshs team för Livsmedelssäkerhet & kvalitetssäkring ansvarar för de granskningar och besök som utförs. Granskningar och besök kan inkludera alla områden som är relevanta för att kontrollera efterlevnaden av HelloFreshs etiska handelsnormer i produktionsanläggningar, jordbruk, arbetstagarbostäder, kontor, distributionscenter och lageranläggningar.

Oberoende tredjepartsgranskningar kan också komma att krävas, sådana granskningar måste omfatta de normer som anges i policyn. Leverantören och HelloFresh måste vara överens om vilken tredjepartsgranskningsnorm, omfattning och metod som väljs. Om HelloFresh finner att en tredjepartsgranskning är nödvändig, så kan leverantörer visa sin efterlevnad genom att ge HelloFresh tillgång till en befintlig rapport från tredjepartsgranskning. HelloFresh avgör huruvida granskningen kan accepteras baserat på vilken granskningsnorm som använts, metodologi, datum för utförande av granskningen och om någon bristande överenstämmelse identifierades. Leverantören måste vidta fullständiga korrigerande åtgärder inom den överenskomna tidsperioden avseende all bristande överstämmelse som identifieras i både tredjepartsrapporter och i de rapporter som utförs av HelloFresh.

Planer för korrigerande åtgärder:

HelloFresh kommer att arbeta med leverantörer som omfattas av policyn för att komma överens om en plan för korrigerande åtgärder i de fall som fullständig efterlevnad med de Etiska handelsnormerna inte går att uppnå initialt. Planer för korrigerande åtgärder ska innehålla tydliga tidsfrister, ansvar och specifika åtgärder för att uppnå efterlevnad. HelloFresh-leverantören är fullt ansvarig för att uppfylla den överenskomna åtgärdsplanen inom den tidsperiod som anges. Underlåtelse att överenskomma eller uppfylla en åtgärdsplan på en acceptabel nivå kommer att ha till följd att inga ytterligare affärer kommer att tilldelas leverantören till dess HelloFresh är förvissat om att leverantören fullt ut åtar sig att genomföra åtgärdsplanen.

Uppsägning av leverantörs- eller anställningsförhållande:

HelloFresh åtar sig att tillse att uppsägningsförfaranden efterlevs, både när det gäller affärskontrakt och anställningsförhållanden. HelloFresh kräver att alla leverantörer genomför rättsligen korrekta uppsägningsförfaranden med sina anställda. Alla leverantörer som misstänks bryta, eller som bryter, mot policyn kommer att utredas av HelloFresh. Brott mot policyn kan komma att leda till uppsägning av kontrakt med leverantören om brottet anses allvarligt. Alla andra mindre överträdelser måste följa förfarandet för den korrigerande åtgärdsplanen.

4. Bilagor

Referenser:

- HelloFreshs Uppförandekod
- Förenta nationernas internationella regelverk för mänskliga rättigheter (International Bill of Human Rights)
- Internationella arbetsorganisationens (ILO) deklaration om grundläggande principer och rättigheter på arbetet

5. Godkännande av policyn

Team: Livsmedelssäkerhet & Kvalitetssäkring
Godkänd av: Adam Best
Position: International Director Food Safety & Quality Assurance
Datum: Nov 2020

Team: Internationell leverans, Produkt & hållbarhet
Godkänd av: Tilman Eichstädt
Position: SVP Supply, Product & Sustainability
Datum: Nov 2020

Team: Internationell Produktion
Godkänd av: Alexander Bayerlein
Position: VP Production International
Datum: Nov 2020

Team: Investor Relations
Godkänd av: Jan Lukas Schunkert
Position: Investor Relations & Corporate Finance Manager
Datum: Nov 2020

Team: Juridik
Godkänd av: Patrizio Caruso
Position: Director & Head of Commercial (Legal)
Datum: Nov 2020

Team: Kommunikation
Godkänd av: Saskia Leisewitz
Position: Corporate Communications Manager
Datum: Nov 2020

Team: Personal
Godkänd av: Johannes WillBerg
Position: Vice President People
Datum: Nov 2020

Team: Varumärke
Godkänd av: Katharina Buttenberg
Position: SVP Global Brand
Datum: Nov 2020

Team: Livsmedelssäkerhet & kvalitetssäkring
Godkänd av: Neil Ylann
Position: VP Food Safety & Quality Assurance
Datum: Nov 2020

Team: Inköp & hållbarhet
Godkänd av: Ana Garcia
Position: VP Operations
Datum: Nov 2020

Team: Juridik
Godkänd av: Colin Bennett
Position: General Counsel
Datum: Nov 2020

Team: Personal
Godkänd av: Mark Eberly
Position: SVP People
Datum: Nov 2020